Tietosuojaseloste

25.5.2018
21.1.2020 Rekisterin nimi muutettu sidosryhmärekisteriksi.
22.12.2020 Poistettu tieto materiaalitilauksien osalta.

Suomen ASH ry:n tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

Suomen ASH ry
Kornetintie 6 A, 00380 Helsinki
(Y-tunnus 107800-0)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

verkostokoordinaattori Pirjo Parviainen
pirjo.parviainen@suomenash.fi
Suomen ASH, Kornetintie 6 A, 00380 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Suomen ASH:n sidosryhmärekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Suomen ASH:n sidosryhmärekisteriä käytetään tiedon välittämiseen Suomen ASH:n toiminnasta, yhteydenpitoon Suomen ASH:n jäseniin, verkostojen- ja työryhmien jäseniin sekä muihin yhteistyötahoihin.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Uutiskirje: nimi, sähköpostiosoite, tilauksen alkaminen ja päättyminen sekä vapaaehtoisena tietona mistä on saanut tiedon uutiskirjeestä. Uutiskirjeen tilaajatiedot siirtyvät ulkoiseen uutiskirje järjestelmään jonka ylläpitäjänä on Koodiviidakko Oy.

Uutisotsikot: sähköpostiosoite

Tilaisuuksien osallistujat: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, tilaisuuteen osallistumiseen liittyviä tietoja (esim. ruokavalio) sekä osallistujien seurantatietona ikä ja sukupuoli. Seurantatietoa ei tallenneta nimen tai muiden tietojen yhteyteen ja niitä käytetään ainoastaan toiminnasta raportoidessa avustuksen myöntäjälle. Tilaisuuden jälkeen poistamme osallistujan tiedoista muut tiedot paitsi nimeä ja sähköpostiosoitetta, joita käytetään yhteydenpidossa henkilön suostumuksella.

Blogin kirjoittajat: nimi ja sähköpostiosoite

Jäsenrekisteri: jäsenyystieto, nimi/yhteyshenkilö, yhteystiedot, materiaalitilaus, sääntöjen mukaisesti sidokset ja suostumus tietojen käsittelyyn hakemusta käsitellessä. Jäsentietoja säilytämme jäsenyyden ajan sekä huomioiden lainsäädännön mm. kirjanpitolainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset.

Suomen ASH voi olla rekisterissä oleviin henkilöihin yhteydessä, jos tietojen luovuttaja on antanut siihen suostumuksensa. Tällöin säilytämme yhteystietona nimen ja sähköpostiosoitteen. Yhteystietoja säilytetään asian hoitamisen ajan/voimassaoloajan tai kunnes tiedot pyydetään poistamaan.

6. Varsinaiseen toimintaan liittyvät tietolähteet

Saamme tiedot ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Tiedot saamme tilaisuuteen ilmoittautuessa ja muusta yhteydenpidosta.

7. Verkkopalvelun käyttäminen

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Verkkosivu suomenash.fi käyttää kolmannen osapuolen evästeitä.

Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle (esim. kirjautumisen tai kielivalinnat mahdollistavat evästeet).  Käytämme evästeitä myös seuratessamme, kuinka sivustoja käytetään. Keräämme tilastollista tietoa (Google Analytics) kävijämääristä, seuraamme millaisilla laitteilla, mihin aikaan ja mitä sisältöjä asiakkaamme etsivät palvelusta.

Käyttäjä voi asettaa selaimestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden toimimiselle.

Evästeasetukset Chrome
Evästeasetukset Firefox
Evästeasetukset Internet Explorer
Evästeasetukset Safari

8. Tietojen luovutukset

Suomen ASH ei luovuta yhteystietoja ulkopuolisille tahoille ja hyödyntää niitä vain omassa toiminnassaan (pl. uutiskirjeen ylläpitäjä). Ainoastaan tilaisuuksien osallistujatiedoista koottu ikä ja sukupuolitieto luovutetaan vuosi- tai muiden selvitysten yhteydessä avustuksen myöntäjälle.

9. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Suomen ASH ei luovuta tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: säilytetään lukitussa tilassa asian käsittelyn vaatiman ajan jonka jälkeen aineisto tuhotaan.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Tietojen käsittelyoikeus on Suomen ASH:n henkilöstöllä tai rajatusti henkilöstöllä. Tietoihin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muilla teknisillä ratkaisuilla.

11. Tarkastusoikeus

Omia tietojaan voi pyytää tarkastettavaksi osoittamalla pyyntö kirjallisesti Pirjo Parviaiselle (yhteystiedot kohdassa 2). Tietoja voi pyytää ilman kustannuksia kerran vuodessa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus suostumuksen peruuttamiseen, tarkistaa tietoja ja pyytää korjausta niihin, rajoittaa tietojen käsittelyä ja pyytää tietojen poistoa kokonaan tekemällä kirjallisen pyynnön Pirjo Parviaiselle (yhteystiedot kohdassa 2).

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU 2016/679:n 77 artiklan asetusta.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme asiasta sähköpostitse tai verkkosivuillamme.